Tài liệu hướng dẫn vận hành

Vận hành Website Ecommerce trên LadiPage

Hướng dẫn quy trình xử lý đơn hàng từ khi khách đặt hàng đến khi giao hàng thành công và nhận tiền, cách thiết lập thông báo trạng thái đơn hàng bằng Automation và triển khai Luồng tiếp thị lại.

Luồng xử lý đơn hàng Luồng tiếp thị lại Danh sách triển khai

app.ladipage.com · Đơn hàng

Đơn hàng

Danh sách

Chưa hoàn tất

Phiếu giao hàng

Tag đơn hàng

Trường tuỳ chỉnh

Sản phẩm

Danh sách

Danh mục

Tag sản phẩm

Tồn kho

Đánh giá

Danh sách đơn hàng

+ Tạo đơn hàng

Tất cảChờ thanh toánChờ giao hàngĐơn nhápSpam

Mã đơn	Nguồn	Tổng tiền	Thanh toán	Giao hàng
#1024	Landing page	590.000đ	Chưa thanh toán	Đang giao hàng
#1023	Trang thanh toán	1.250.000đ	Đã thanh toán	Chờ lấy hàng
#1022	Nhân viên tạo	320.000đ	Đã thanh toán	Đã giao hàng
#1021	Landing page	450.000đ	Chưa thanh toán	Chờ xử lý
#1020	Haravan	780.000đ	Chưa thanh toán	Chờ chuyển hoàn

Automation · Báo đơn mới

● Đang chạy

Sự kiện

Đơn hàng mới được tạo

Gửi tin

Zalo ZNS xác nhận đơn

Hẹn giờ

Chờ 30 phút

Điều kiện

Chưa thanh toán?

Gửi tin

Email hướng dẫn thanh toán

Tổng quan

Hai luồng vận hành

Luồng xử lý đơn hàng kết thúc khi cửa hàng nhận đủ tiền. Luồng tiếp thị lại chạy độc lập, áp dụng cho khách chưa hoàn tất đơn và khách đã mua.

LUỒNG 1

Xử lý đơn hàng

Nhân viên thực hiện 4 bước. Automation gửi thông báo trạng thái cho khách ở từng bước.

Tiếp nhận đơn hàng

Tự động: gửi tin xác nhận đơn hàng

Xác nhận đơn và thanh toán

Tự động: gửi tin xác nhận thanh toán

Giao hàng

Tự động: gửi tin đang giao, đã giao

Nhận tiền và đối soát COD

Tự động: cập nhật trạng thái Đã thanh toán

LUỒNG 2

Tiếp thị lại

Automation chạy theo lịch hoặc theo sự kiện, gồm 5 hoạt động.

Cứu đơn chưa hoàn tất

Sự kiện: Bỏ giỏ hàng

Chương trình khuyến mại

Campaign, Phân phối Voucher

Nhắc mua lại

Sự kiện: Nhắc Lịch Hẹn theo ngày đơn gần nhất

Chúc mừng sinh nhật

Sự kiện: Nhắc Lịch Hẹn theo Ngày sinh

Tri ân khách hàng

Gắn tag VIP, ưu đãi riêng

Luồng 1

Luồng xử lý đơn hàng

Thực hiện lần lượt 4 bước dưới đây cho mỗi đơn hàng.

BƯỚC 1

Tiếp nhận đơn hàng

Đơn hàng từ form landing page, trang thanh toán, đơn do nhân viên tạo và đơn đồng bộ từ Haravan, Sapo, Nhanh.vn, KiotViet được tập trung tại Đơn hàng → Danh sách.

Thao tác

1Thêm các IP gửi đơn rác vào danh sách IP spam của cửa hàng. Đơn mới từ các IP này được chuyển vào tab Spam.

2Kiểm tra tab Đơn trùng. Đơn đặt lặp lại được gom về đơn gốc.

3Xử lý đơn mới tại tab Tất cả theo thứ tự thời gian.

Automation: sự kiện Đơn hàng mới được tạo → gửi tin xác nhận đơn hàng.

Nguồn đơn hàng

Form landing page

Khách điền form, hệ thống tạo đơn

Tự động

Trang thanh toán

Khách chọn sản phẩm và thanh toán

Tự động

Nhân viên tạo đơn

Đơn qua điện thoại, tin nhắn; lưu nháp được

Thủ công

Đồng bộ nền tảng khác

Haravan, Sapo, Nhanh.vn, KiotViet

Tự động

BƯỚC 2

Xác nhận đơn và cập nhật thanh toán

Xác nhận đơn trước khi tạo vận đơn giúp giảm tỷ lệ khách từ chối nhận hàng.

Thao tác

1Kiểm tra họ tên, số điện thoại, địa chỉ, sản phẩm, số lượng.

2Gọi điện hoặc nhắn tin xác nhận với đơn COD. Khách thay đổi thì sửa đơn; khách không mua thì hủy đơn và ghi lý do.

3Cập nhật thanh toán theo phương thức (xem bảng bên cạnh).

Lưu ý: trạng thái Đã thanh toán không chuyển ngược lại được. Chỉ cập nhật khi đã nhận tiền.

Automation: sự kiện Đơn hàng được thanh toán → gửi tin xác nhận thanh toán.

Cập nhật thanh toán theo phương thức

Cổng thanh toán online

Hệ thống tự chuyển sang Đã thanh toán

Tự động

Chuyển khoản

Kiểm tra tài khoản, chọn Đánh dấu đã thanh toán

Thủ công

COD

Giữ Chưa thanh toán, cập nhật ở Bước 4

Bước 4

BƯỚC 3

Tạo vận đơn và theo dõi giao hàng

Sau khi kết nối đơn vị vận chuyển (xem mục Tích hợp vận chuyển), trạng thái giao hàng được cập nhật tự động.

Thao tác

1Vào Đơn hàng → Danh sách, mở tab Chờ giao hàng.

2Tạo vận đơn: chọn đơn vị vận chuyển, nhập số tiền thu hộ.

3Đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

4Theo dõi vận đơn tại Đơn hàng → Phiếu giao hàng, xử lý theo trạng thái (xem bảng bên cạnh).

Automation: gửi tin khi trạng thái giao hàng chuyển sang Đang giao hàng, Đã giao hàng.

Vận đơn #1024

GHN · GY7K2X

Thu hộ 590.000đ

Đang giao hàng

Chờ lấy hàng

Đang giao hàng

Đã giao hàng

Chờ lấy hàng	Chuẩn bị hàng. Muốn hủy đơn phải hủy vận đơn trước.
Chờ chuyển hoàn	Liên hệ khách xác định lý do, đề nghị giao lại.
Đã chuyển hoàn	Kiểm tra hàng, nhập lại kho.
Hủy giao hàng	Kiểm tra lý do, tạo lại vận đơn nếu cần.

BƯỚC 4

Nhận tiền và đối soát COD

Tiền COD đi qua hai chặng: khách thanh toán cho đơn vị vận chuyển, đơn vị vận chuyển chuyển tiền cho cửa hàng. Hệ thống theo dõi cả hai chặng.

Thao tác định kỳ (hằng tuần)

1Lọc đơn có trạng thái Đã giao hàng và Chưa thanh toán.

2Đối chiếu với bảng đối soát của đơn vị vận chuyển.

3Liên hệ đơn vị vận chuyển với các đơn bị lệch.

Tự động: khi tiền thu hộ về cửa hàng, đơn hàng chuyển sang Đã thanh toán. Luồng xử lý đơn hàng kết thúc.

Trạng thái thu hộ

Khách hàng

Chưa thu tiền

Đơn vị vận chuyển

Đã thu tiền

Cửa hàng

Đã nhận tiền

Đơn #1024 → Đã thanh toán

Tích hợp vận chuyển

Đơn vị vận chuyển được hỗ trợ

Kết nối tài khoản đơn vị vận chuyển để tạo vận đơn, cập nhật trạng thái giao hàng và trạng thái thu hộ tự động.

Giao Hàng Nhanh

GHN

Giao Hàng Tiết Kiệm

GHTK

Vietnam Post

VNPost

Viettel Post

VTPost

Mở cài đặt vận chuyển

Vào Cài đặt → Vận chuyển.

Kết nối tài khoản

Chọn đơn vị vận chuyển, nhập thông tin tài khoản do đơn vị cung cấp.

Tạo vận đơn

Tại đơn hàng, chọn tạo vận đơn với đơn vị đã kết nối.

Automation

Thiết lập thông báo trạng thái đơn hàng

Tạo một kịch bản Automation cho mỗi trạng thái. Mỗi kịch bản gồm: sự kiện bắt đầu → bước gửi tin. Có thể chèn biến mã đơn, sản phẩm, tổng tiền, mã vận đơn vào nội dung tin.

Trạng thái	Sự kiện bắt đầu	Nội dung tin	Người nhận
Đơn hàng mới	Đơn hàng mới được tạo	Mã đơn, sản phẩm, tổng tiền	Khách hàng
Đã thanh toán	Đơn hàng được thanh toán	Xác nhận đã nhận tiền	Khách hàng
Đang giao hàng	Trường tùy chỉnh thay đổi → Delivering	Mã vận đơn, số tiền thu hộ	Khách hàng
Đã giao hàng	Trường tùy chỉnh thay đổi → Delivered	Xác nhận giao thành công, hướng dẫn sử dụng	Khách hàng
Chờ chuyển hoàn	Trường tùy chỉnh thay đổi → Returning	Yêu cầu liên hệ khách	Nhân viên (Email, Slack, Telegram)
Đã hủy	Đơn hàng bị hủy	Xác nhận hủy đơn	Khách hàng

Lưu ý: trạng thái giao hàng theo dõi qua trường last_order_shipping_status (trạng thái giao hàng của đơn gần nhất). Mẫu tin Zalo ZNS và SMS cần đăng ký duyệt trước khi sử dụng.

Zalo ZNS Zalo OA SMS Email Messenger LadiChat

Luồng 2

Luồng tiếp thị lại

Gồm 5 hoạt động chạy độc lập với Luồng xử lý đơn hàng. Các mốc thời gian và mức ưu đãi dưới đây là giá trị đề xuất; điều chỉnh theo chu kỳ mua của sản phẩm.

HOẠT ĐỘNG A

Cứu đơn chưa hoàn tất

Áp dụng cho khách đã nhập thông tin tại trang thanh toán nhưng chưa đặt hàng hoặc chưa thanh toán. Danh sách xem tại Đơn hàng → Chưa hoàn tất.

Sự kiện

Bỏ giỏ hàng

Hẹn giờ

1 giờ

Gửi tin

Zalo ZNS / SMS

Kèm link hoàn tất đơn (checkout_short_link)

Hẹn giờ

1 ngày

Gửi tin

Email kèm mã ưu đãi

Đơn giá trị lớn: báo nhân viên gọi điện

Khung giờ gửi đề xuất: 8h–21h. Không gửi quá 3 lần cho một đơn. Nút gửi email thủ công tại danh sách chỉ dùng được 1 lần cho mỗi đơn.

HOẠT ĐỘNG B

Chương trình khuyến mại

Tạo ưu đãi tại mục Khuyến mại, gửi bằng Automation.

Mã khuyến mại

Khách nhập mã

1 mã chung, nhập danh sách, hoặc sinh tối đa 1.000 mã

0đ

Chương trình

Tự áp dụng

Không cần nhập mã

1Gửi hàng loạt: dùng Campaign, chọn nhóm khách theo tag hoặc phân khúc.

2Mã riêng từng khách: dùng bước Phân phối Voucher trong kịch bản.

Danh sách mã trong kho voucher của Automation phải được tạo giống hệt tại mục Khuyến mại của cửa hàng.

HOẠT ĐỘNG C

Nhắc mua lại

Gửi tin khi khách sắp dùng hết sản phẩm hoặc lâu không mua.

Sự kiện

Nhắc Lịch Hẹn

Trường: ngày tạo đơn gần nhất, sau 30 ngày

Gửi tin

Nhắc mua lại kèm ưu đãi

Biến thể

Sau 90 ngày không mua

Gửi ưu đãi quay lại

Gợi ý mua kèm: sự kiện Đơn hàng được thanh toán → điều kiện theo sản phẩm đã mua → hẹn giờ → gửi gợi ý.

HOẠT ĐỘNG D

Chúc mừng sinh nhật

Kịch bản chạy hằng ngày, tự lặp lại hằng năm. Yêu cầu: hồ sơ khách có Ngày sinh (thêm trường Ngày sinh vào form hoặc trang thanh toán).

1Sự kiện Nhắc Lịch Hẹn, trường Ngày sinh, tần suất hằng ngày. Số ngày: 0 (đúng ngày) hoặc 3 (trước 3 ngày).

2Phân phối Voucher: giảm 10–20% hoặc miễn phí giao hàng, hạn 7–14 ngày.

3Gửi lời chúc qua Zalo ZNS hoặc Email.

4Thêm tag để đo tỷ lệ sử dụng quà.

HOẠT ĐỘNG E

Tri ân khách hàng

Phân hạng khách thân thiết và gửi ưu đãi riêng.

1Sự kiện Đơn hàng được thanh toán → điều kiện: tổng số đơn hoặc tổng giá trị đã mua đạt ngưỡng → thêm tag VIP.

2Sự kiện Được gắn Tag "VIP" → gửi thư cảm ơn kèm mã khuyến mại chỉ áp dụng cho tag VIP.

3Dịp lễ, cuối năm: Campaign gửi cho nhóm khách có tag VIP.

Danh sách triển khai

Thứ tự triển khai

Hoàn thành giai đoạn 1 và 2 trong tuần đầu. Trước khi bật kịch bản, đặt thử một đơn hàng bằng số điện thoại và email nội bộ để kiểm tra.

1. Thiết lập nền tảng

Tuần 1

Kết nối đơn vị vận chuyển

Thêm trường email, ngày sinh vào form

Nhập danh sách IP spam

Kết nối Zalo OA/ZNS, SMS, email gửi

Đăng ký mẫu tin ZNS, SMS

2. Luồng xử lý đơn hàng

Tuần 1

Bật mẫu email đơn hàng của cửa hàng

Kịch bản: đơn mới, đã thanh toán

Kịch bản: đang giao, đã giao

Kịch bản: báo nhân viên khi chờ chuyển hoàn

3. Luồng tiếp thị lại

Tuần 2+

Cứu đơn chưa hoàn tất

Kho voucher + mã tại mục Khuyến mại

Nhắc mua lại

Chúc mừng sinh nhật

Tri ân khách hàng (VIP)

Giới hạn gói Starter: 5 Flow, 5 Campaign, 5 Sequence. Bộ kịch bản đầy đủ cần khoảng 10 Flow.

Bắt đầu thiết lập trên LadiPage

Thực hiện theo Danh sách triển khai, lần lượt từng giai đoạn.

Mở LadiPage

Mã đơn, số tiền, mã vận đơn trong tài liệu là dữ liệu minh họa.